¿Cómo crear un tablero de control para proyectos?


Pablo Balsamo, MPM, PMP

Interconsulting Group

Un tablero de control de proyectos es una herramienta que permite visualizar de manera grafica el estatus de un proyecto, programa o portafolio (dependiendo de la capacidad y rigor de la aplicación y oportunidad de aplicación), de esta manera se puede determinar de manera directa el estatus de un proyecto respecto a su última línea base disponible. Básicamente el tablero de control de proyectos se puede generar en cualquier hoja de calculo:

Para crear su propio tablero de control de proyectos necesita hacer lo siguiente:

Paso 1: Tome papel y lápiz

Identifique y enumere las condiciones o requisitos que determinaran el éxito en su proyecto. Las consideraciones pueden ser: completar el proyecto en el menor tiempo posible, completar el proyecto en el tiempo planificado, completar el proyecto con los menores costos posibles o completar el proyecto con la menor cantidad de cambios posibles etc.

Paso 2: Compilación de datos

Compile los datos necesarios que satisfacen las necesidades enumeradas en el apartado anterior. Los datos pueden extraerse de planeaciones existentes, hojas de cálculo utilizadas en los diferentes procesos de planeación: hojas de registro de tiempo, hojas de control de inventarios, bitácoras de registro de riesgos y cambios etc. Una condición importante es que su tablero de control será tan bueno como la información que utilice para su creación.

Paso 3: Agrupar, Clasificar y Guardar
A continuación necesitara agrupar, clasificar y guardar los datos en un documento común que le permitirá “poblar” los gráficos del tablero de control. 

Paso 4: Genere su tablero de proyectos

Ingrese todos los datos que ha conseguido generar hasta el momento en una hoja de calculo; a continuación empezará la tarea de generar sus gráficos de control para el tablero de proyectos:

  • Control de Tiempos:

Este grafico le indicara si su proyecto se encuentra atrasado o avanzado con respecto a los valores de su planeación.- Para ello deberá comparar el estatus de las actividades planeadas vs el estatus actual de las actividades. Las condiciones pueden ser: a) Tarea iniciada en el tiempo planificado (fecha de inicio planeada=fecha de inicio actual) b) Tarea no iniciada en tiempo planificado (fecha de inicio planeado≠ fecha de inicio actual) c) Tarea iniciada en fecha de inicio planeada pero atrasada respecto a la fecha de estado d)  Tarea iniciada antes de la fecha planeada (casos especial). El resumen de las condiciones anteriores le podrá decir si el proyecto se encuentra adelantado u atrasado respecto al tiempo de ejecución declarado y la fecha de estado seleccionada para la revisión.

  • Grafico de Costos:

Para conocer el estado del proyecto en relación a los costos, es necesario comparar contra el presupuesto o los valores de costos planeados par a las actividades.  Para esto tome los costos de los recursos disponibles para el proyecto: materiales, equipos, mobiliario, administrativos etc. Ajústelos a la fecha de estado o revisión de su proyecto y posteriormente compare los valores planeados vs valores actuales.

  • ·         Tareas y actividades

Es deseable conocer el estado de las actividades y tareas del proyecto en todo momento. Con ello lograremos identificar las causas de los retrasos, la generación de nuevos riesgos al proyecto e incluso la generación de nuevas rutas criticas en nuestro proyecto-. Las actividades pueden resumirse en: Completadas, No iniciadas y en progreso.

  • ·         Recursos

Es muy importante en todo proyecto conocer el estatus de los recursos, ya que es común que estos padezcan de sobreasignaciones (ósea múltiples asignaciones en el mismo periodo de tiempo). Para ello es necesario identificar los calendarios de trabajo que tiene asignado, y en cuentas actividades aparecen declarados. La comparación referenciara los días calendarios disponible contra el listado de tareas que deben de ejecutar. Si el recurso aparece repetido en alguna actividad es necesario realizar un análisis más detallado de la planeación para eliminar la sobreasignación o minimizar su impacto en la planeación del proyecto; de lo contrario se corre el riesgo de no terminar el proyecto en la fecha declarada.

  • ·         Riesgo

Cada proyecto tiene unas condiciones que lo vuelven único. Los riesgos juegan un papel muy importante en este aspecto. Es deseable por lo tanto declarar de manera cuantitativa y cualitativa los riesgos que afecta al proyecto. Estos luego se pueden categorizar e identificar por su nivel de impacto así como su probabilidad. Típicamente se categorizaran por el nivel de impacto sobre las actividades, entregable o incluso sobre todo el proyecto como: bajo, medio o alto.

Paso 5: Actualización diaria
Un tablero de control de proyecto con datos prontamente actualizados le brindara información en tiempo real sobre el estado de su proyecto. Y de esta manera le facilitara la toma de decisiones sobre porciones específicas de las actividades, entregable, proyecto, programa o portafolio-.

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Acerca de crgarciap

Ingeniero Industria, MBA, Certified Six Sigma Black Belt, ITRIZ Profesional.
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3 respuestas a ¿Cómo crear un tablero de control para proyectos?

  1. realiversity dijo:

    hay algun programa que nos ayude hacer eso que mencionas

  2. realiversity dijo:

    mas que nada ando buscando algo como lo Control de Tiempos
    si tuvieras algo en excel seria excelente …

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