Casos especiales del control de costos en proyectos y el uso de programaciones.


Por: Pablo Balsamo, Interconsulting Group

            Como parte de nuestra experiencia profesional nos hemos dado cuenta que muchas de las empresas dedicadas a la construcción  –de hecho la mayoría de ellas-, no utilizan el control de costos asociados a sus programaciones para proyectos. Nos referiremos en este apartado especifico a las empresas en el área de infraestructura, pero igualmente es extensible para aquellas desarrollando proyectos sociales, capital privado e incluso para aquellas que damos por sentado –bancos, corporaciones multinacionales, proyectos de cooperación internacional-  manejarían un proceso de control estricto sobre su control de costo-.

            La realidad es otra. La falta de conocimiento, el entorno poco exigente y la falta de comprensión hacia el entorno proyectual producen resultados no deseados que conllevan una carga peligrosa, para las de por si inestables empresas del sector de la construcción siempre sometidas a condiciones desfavorables.

A continuación se presentan recomendaciones genéricas que podrían servir para mejorar el control de proyectos, haciendo uso de programaciones ya existentes ó  en proyectos que ya se encuentran bajo ejecución y que por algún motivo no se ha podido incorporar el control de costos a la programación.

  • Conversión Hora ð Dinero
    • Si se ha generado una programación, y a las tareas o actividades de esa programación se les han asignado un recurso, sería posible por lo tanto asignar una tasa de costo equivalente a Lps 1.00/hora por uso general del recurso. Esto permitiría al departamento financiero comprender en unidades de dinero, la cantidad de esfuerzo que supone esta actividad –siempre equivalente a la cantidad de trabajo realizado por el recurso- para luego, haciendo uso de una tabla de costos ponderados por actividad arribar a los costos finales con un margen de estimación aceptable.

Bajo este esquema es posible obtener los indicadores de valor ganado y hacer uso completo de esta metodología.

  • Factores ponderados
    • Este es el caso de aquellas programaciones en las que no se ha contemplado la inclusión del uso de recursos en las tareas o actividades, por ende no hay una asignación para el proyecto –nosotros desaconsejamos esta práctica-. Para estos casos es recomendable el uso de factores ponderados, que trabajan de la siguiente manera: Una vez la programación del proyecto esta generada y se aprobado como línea base para el control del proyecto sería posible, conocer en virtud de experiencias anteriores que tenga la organización ó el gerente de proyecto, cuáles serán las actividades que mayor preponderancia tendrán durante la ejecución del proyecto. Una vez identificadas estas actividades –podrían elegirse aquellas con una holgura numéricamente igual a cero, las que mayor riesgo representes o incluso podrían ser todas las actividades de la programación – es asignado un factor o peso que servirá para conocer el comportamiento del proyecto y generar tendencias hacia donde se dirige. Para ello puede utilizarse el campo de costo fijo de la actividad en MS Project® o en su defecto generar un apartado especifico en una hoja de cálculo. Bajo este esquema los indicadores de costos del valor ganado no es posible generarlos, ya que el valor ganado siempre seria igual a los costos actuales.

 

  • Días = Costos
    • Este apartado comprende sobre aquellas programaciones en las que no se han generado asignaciones, y tampoco es posible hacer uso de factores ponderados para el control integral del proyecto. La alternativa propuesta es utilizar las duraciones de las actividades como factores ponderados. Para ello se asignara el valor de la duración estimada al campo de costos fijos y de esta manera se generaran todos los indicadores del valor ganado para el proyecto. Esta solución tampoco es de nuestro agrado, pero consideramos que es mejor que la ausencia de cualquier indicador.

 

Espero estos conceptos sean de fácil implementación en sus proyectos.

Acerca de crgarciap

Ingeniero Industria, MBA, Certified Six Sigma Black Belt, ITRIZ Profesional.
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