Consideraciones en el diseño de sistemas para la gerencia de proyectos


Pablo Balsamo, MPM, PMP

Interconsulting Group

            Una computadora o un software para el control de proyectos no podrán por si solo gestionar y dirigir un proyecto. Si podrá en todo caso, volver eficiente a las personas responsables  del manejo del proyecto. La esencia última de un sistema de gerencia de proyectos se resume en lo siguiente: a) presentación de la información adecuada, b) en el formato adecuado, c) a la persona adecuada, d) en el tiempo adecuado.

Los sistemas de control de proyecto actuales brindan capacidades específicas durante cada porción del ciclo de vida del proyecto. Durante la etapa de planificación una serie de indicadores se consideran deseables, ya que permitirán elaborar diferentes escenarios para el desarrollo del proyecto en función de las restricciones y otros factores que se consideren. Durante la etapa de ejecución nuevamente es deseable obtener indicadores que facilitaran obtener tendencias hacia donde se dirigen los esfuerzos declarados durante la planeación; O como los cambios han afectado los planes originales de ejecución. Ambas etapas del ciclo son constantemente monitorizadas y controladas por procesos comparativos sobre alcances declarados, contratos, regulaciones, programaciones parciales y presupuestos.

Típicamente en las actividades donde los sistemas computacionales de gerencia de proyecto se aplican son:

Etapa de Planeación o Pre-factibilidad

Estimación de costos y flujos de caja

Planeación y programación de actividades

Planeación y programación de recursos

Análisis de programas (múltiples proyectos)

Ayuda en toma de decisiones al nivel gerencial

Colección de datos de proyectos

Control de documentos

Evaluación de contratistas

Etapa de Ejecución

            Control de costos

Control de cambios

Control de productividad

Ayuda en la toma de decisiones a nivel de proyecto

Administración de contratos

Estimación de costos y tendencias

Control de calidad sobre ejecución

Ayuda a la supervisión de campo

Elaboración de reportes

El establecimiento y la selección del sistema adecuado y sus aplicaciones especificas parten de 4 elementos fundamentales: a) Entradas,  posiblemente por el ingreso de información a través de un teclado, disco de almacenamiento, red LAN, intranet o internet. b) Procesamiento y manipulación de datos para convertirlos en información a través de algoritmos, diagramas, funciones y operaciones c) Almacenamiento de datos en formatos digitales y d) Salidas en la forma de reportes, gráficos y tablas.

Actuando como gerente de proyecto o usuario del sistema lo que convendrá saber será, como y en qué forma se deberán combinar estas cuatro funciones básicas para obtener un modelo aproximado de la realidad en la que se ha convertido nuestro proyecto.

Acerca de crgarciap

Ingeniero Industria, MBA, Certified Six Sigma Black Belt, ITRIZ Profesional.
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